Волонтёры хакатона: роли, смены и короткий инструктаж
Как подготовить волонтёров хакатона: определить задачи и полномочия, составить смены, провести инструктаж и организовать передачу незавершённых вопросов.
·3 мин чтения
Волонтёр приходит к началу события и слышит: «Помогай, где понадобится». Через час он отвечает на вопросы о правилах, ищет переходник и сопровождает гостя. Ни у одной задачи нет понятного владельца. Так даже внимательные люди начинают давать разные ответы и пропускать важные обращения.
Организатору нужно заранее превратить общую помощь в конкретные роли. Для каждой определяются место работы, смена, допустимые решения и контакт старшего. Волонтёр должен понимать, что он может сделать самостоятельно и куда передать ситуацию за пределами своих полномочий.
Разделите работу по точкам контакта
Составьте карту события: вход, рабочие зоны, консультации, сцена, выдача оборудования и информационная стойка. Посмотрите, где человеку нужен постоянный дежурный, а где достаточно помощи в определённый момент. Не распределяйте людей равномерно только ради красивого списка.
У каждой роли должно быть наблюдаемое действие. Например, дежурный на входе проверяет статус участника и направляет его дальше. Помощник сцены вызывает следующую команду и проверяет готовность подключения. Координатор обращений следит, чтобы вопрос получил владельца.
Небольшой хакатон может объединять несколько ролей. Тогда проверьте, не совпадают ли их пиковые моменты. Один человек не сможет одновременно принимать поздних гостей и сопровождать финалистов на сцену, если зоны находятся в разных местах.
Планируя общую команду события, оцените нагрузку менторов и жюри в калькуляторе Stavleak. Число волонтёров и их смены добавьте отдельно по вашим точкам контакта.
Подготовьте карточку роли на одну страницу
В карточке достаточно следующего:
название роли, место и время смены;
три-пять основных действий;
вопросы, которые можно решать самостоятельно;
ситуации, которые передаются старшему;
рабочие контакты и расположение нужных материалов;
порядок передачи смены.
Добавьте один пример обычного случая и один пример исключения. Для входа это может быть подтверждённая заявка и человек, которого нет в списке. Для сцены рабочее подключение и отсутствие изображения. Конкретные случаи лучше выявляют пробелы, чем вопрос «всё понятно?».
Карточка не должна превращаться в общий регламент на десятки страниц. Правила можно дать ссылкой, а рядом оставить действия, нужные именно этой роли. Порядок входа подробнее разобран в материале о чекине на хакатоне.
Планируйте смены с реальной передачей
Уточните доступность людей и договоритесь о времени прихода, перерывах и завершении. Не заполняйте весь день одним непрерывным интервалом «на всякий случай». Ответственный за смену должен знать, кто может подменить человека при отсутствии.
Оставьте короткое пересечение между уходящей и приходящей сменой. В этот момент передаются открытые обращения, оборудование и изменения программы. Если пересечение невозможно, назначьте координатора, который примет информацию и передаст её следующему дежурному.
Отмечайте фактическое начало смены. Если человек не пришёл, решение о замене должно появиться до образования очереди. Не перекладывайте поиск подмены на участника, который случайно первым обнаружил пустую стойку.
Отрепетируйте несколько ситуаций
Проведите короткий обход площадки. Пусть волонтёры сами найдут рабочие зоны, контакты организатора и актуальное расписание. Затем разыграйте поступление вопроса, на который нельзя ответить по памяти.
Например: участник говорит, что дедлайн изменился. Волонтёр проверяет официальный источник, сообщает подтверждённое время и передаёт несоответствие координатору. Он не выбирает между слухом и старым скриншотом на своё усмотрение. Организацию ответов продолжает статья о коммуникации на хакатоне.
Если вопрос касается доступности участия, волонтёр уточняет нужное действие и обращается к ответственному. В материалах W3C о доступных мероприятиях условия рассматриваются на разных этапах события. Не заставляйте посетителя повторять личные подробности каждому встречному сотруднику.
Ограничьте доступ задачей
Для работы на стойке обычно нужен статус заявки и способ найти участника. Полный экспорт личных сведений, финансовые документы или административные настройки могут не требоваться. Выдавайте человеку доступ к тому, что необходимо его роли, через предусмотренные организатором средства.
Запретите публикацию рабочих списков в открытые чаты. Если нужна общая информация о ходе события, подготовьте отдельное сообщение без персональных данных. По окончании смены человек возвращает оборудование и сообщает о незавершённых вопросах.
После финала соберите короткие заметки: какой вопрос повторялся, где не хватало инструкции, какая задача заняла больше времени. Используйте их для следующего инструктажа. Благодарность волонтёрам уместна, но полезное изменение процесса помогает им не столкнуться с той же проблемой снова.
